標準

  • 2019.03.04 Monday
  • 09:00

先日、ある業務について、数人のメンバーにその進め方をヒアリングしたところ、かなり違いがあることが発覚しました。多分、その業務以外においても、同様なことがあるのだろうと思います。みなさんの会社では、一つひとつの業務について、標準化はできてるでしょうか?

 

本来は、誰が行っても、同一の“品質”が担保されると共に、組織として最も“生産性”が高い状態を実現する業務の進め方が確立されていなければなりません。しかし、最初は標準的なものがあったとしても、いつの間にか個々人の都合のよいように変えられ、気付いてみたら「みんなやり方が違っている!」という状態になってしまっている可能性は低くはありません。しかし、その状態は決して好ましくはありません。

 

そこで、人によってバラバラになっている業務の進め方を、組織として最も効果的・効率的なやり方に集約していく必要があります。『働き方改革』の本筋は、生産性を向上させることです。このような取り組みは、『生産性向上』の鍵を握る、最も重要なものであるといっても過言ではありません。

 

今回は、先の業務について、その業務を担うメンバー全員に、現状の仕事の進め方を書き出してもらい、それをメンバー全員で読み合わせしました。その結果は、あまりの違いに驚きの声が上がったほどでした。

 

その上で、共通する部分と違っている部分を整理し、違っている部分については、誰のどのやり方が最も効果的・効率的かを擦り合わせてもらいました。そして、共通する部分については、もっと効果的・効率的な方法はないかを検討してもらい、最終的に、「これが一番効果的・効率的なやり方!」と全員が納得する業務の進め方を明確にしてもらいました。

 

多分、その標準的な進め方を実践する中で、改めてメンテナンスが必要なことも出てくるとは思いますが、標準が明確になっているので、変更もスムーズにできるようになったと思います。

 

またその際、一つひとつの業務ステップの中で、「何が終わったら、その業務ステップが完了したといえるのか?」を明確にしてもらいました。実は、この点においてもメンバー間に違いがあり、それが業務レベルの差となって表れていたことが分かったのです。これで業務品質も担保されるようになると思います。

 

さらに、「複数の方法を認めない」ことも伝え、「原則としては〇〇、どうしても困難な場合に限り△か□のみ認める」としてもらいました。これも、業務品質の均一化においては、とても重要なことだと思います。

 

今回は、ひとつの業務についてのみ標準化に着手しましたが、重要な業務については、順次進めていきたいと考えています。

 

これを機に、みなさんもぜひ取り組んでいただければと思います。

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    著者 亀井英孝

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